Modul-Handbuch

Coworkee ist in neun Module gegliedert, erreichbar über die Sidebar nach der Anmeldung. Diese Seite erklärt die Nutzung jedes Moduls. Welche Aktionen sichtbar sind, hängt von Ihrer Rolle ab.

Mitarbeitende & Organigramm

Das Mitarbeitenden-Verzeichnis ist das Herz von Coworkee.

• Verzeichnis — durchsuchen, filtern und paginieren über alle. Jeder kann stöbern; HR/Admin können anlegen und bearbeiten.
• Profile — jede/r Mitarbeitende hat ein Detailprofil: Kontaktdaten, Rolle, Abteilung, Vertragsart, Führungskraft, Eintrittsdatum, plus Tabs für Dokumente und Abwesenheit.
• Anlegen / Bearbeiten — HR/Admin fügen neue Mitarbeitende hinzu und halten Datensätze aktuell. Das Setzen der Führungskraft baut die Berichtslinien auf.
• Organigramm (/org) — ein live aus diesen Berichtslinien erzeugtes Organigramm. Ändern Sie eine Führungskraft, aktualisiert sich das Chart.

Abwesenheit & Freigabe-Workflow

Verwalten Sie Urlaub vom Antrag bis zur Freigabe, mit Ansprüchen je Mitarbeitendem.

• Ansprüche — HR/Admin legen den Urlaubsanspruch je Mitarbeitendem fest (das Jahreskonto). Vor den ersten Anträgen erledigen.
• Antrag — ein/e Mitarbeitende/r beantragt Abwesenheit für einen Zeitraum und Typ; das Konto wird geprüft.
• Freigabe-Workflow — der Antrag geht an die freigebende Stelle (Manager für das Team, oder HR/Admin), die genehmigt oder ablehnt. Bei Freigabe aktualisiert sich das Konto.
• Team-Übersicht — ein Kalender, der zeigt, wer abwesend ist, damit Überschneidungen vor der Freigabe sichtbar sind.

Zeiterfassung

• Kommen / Gehen — Mitarbeitende erfassen Arbeitszeit per Start/Stopp.
• Wochenübersicht — Stunden pro Tag und Wochensummen für die Person.
• Manuelle Einträge — Einträge ergänzen oder korrigieren, wenn ein Einstempeln vergessen wurde.
• Team-Zeiten — Führungskräfte sehen die erfassten Zeiten ihres Teams.

Dokumente

Sichere, private Dokumentenablage je Mitarbeitendem — nichts davon wird jemals öffentlich ausgeliefert.

• Private Ablage — Dateien liegen unter storage/documents/ auf dem Server (ein persistentes Volume), nie im öffentlichen Web-Root.
• Zugriffsgeschützter Download — jeder Download durchläuft eine Zugriffsprüfung (/api/documents/[id]); Sie erhalten nur erlaubte Dateien.
• HR-Upload — HR/Admin laden Dokumente auf das Profil einer/eines Mitarbeitenden (Verträge, Zeugnisse usw.).
• Profil-Tab — Dokumente erscheinen auf dem Profil unter einem Dokumente-Tab.

Onboarding

Verwandeln Sie eine wiederholbare Checkliste in einen nachverfolgten Prozess je Neuzugang.

• Vorlagen — HR/Admin bauen wiederverwendbare Onboarding-Checklisten-Vorlagen (die Aufgabenliste für neue Mitarbeitende).
• Prozesse je Mitarbeitendem — instanziieren Sie eine Vorlage für eine konkrete Person; daraus wird ein lebendiger Prozess.
• Aufgaben zum Abhaken — Aufgaben werden bei Erledigung abgehakt, sodass der Onboarding-Fortschritt auf einen Blick sichtbar ist.

Performance

Zwei verbundene Werkzeuge: Ziele und Beurteilungen.

• Ziele — Objektive mit Zielwert setzen; Mitarbeitende aktualisieren ihren Fortschritt selbst (Self-Service), sodass Ziele aktuell bleiben, ohne dass die Führungskraft nachhaken muss.
• Leistungsbeurteilungen — eine Beurteilung durchläuft Entwurf → Eingereicht → Bestätigt. Die beurteilende Person entwirft und reicht ein; die/der Mitarbeitende bestätigt und schließt den Kreis.

Analytics

Ein HR-Dashboard (HR/Admin) mit KPIs und Diagrammen:

• Personalbestand über die Zeit,
• Aufschlüsselung nach Vertragsarten,
• Neueinstellungen,
• Abwesenheitstage.

Damit erkennen Sie Trends — Wachstum, Fluktuation, Abwesenheitslast — auf einen Blick.

Recruiting

• Stellenausschreibungen — offene Positionen anlegen und verwalten.
• Bewerber-Pipeline — ein Kanban-Board mit sechs Stufen; ziehen Sie Bewerbende weiter, während sie den Prozess durchlaufen.

News & Benachrichtigungen

• Ankündigungs-Feed — HR/Admin veröffentlichen Unternehmensnews; alle sehen den Feed.
• In-App-Benachrichtigungen — die Glocke in der Topbar zeigt Benachrichtigungen (neue Ankündigungen, Abwesenheitsentscheidungen usw.) ohne E-Mail.